Vielleicht habt ihr schon eure persönlichen Erfahrungen mit Convention Bureaux gesammelt. Vielleicht seid ihr auch neu in der Tagungs- und Veranstaltungs-Branche und wisst noch nicht so genau, was ein Convention Bureau an Unterstützung und Serviceleistungen bereit hält.
Wir leben in einer extrem schnelllebigen Zeit - keiner weiß das besser als Event Manager. Sie stehen unter permanentem Zeitdruck und müssen schnell und ohne Umwege an die richtigen Informationen kommen, um ihre Events erfolgreich umzusetzen. Und man muss sich natürlich auch auf seine Informationsquelle verlassen können. Nichts ist schlimmer als eine unzuverlässige Quelle.
Dabei spielen Convention Bureaux eine enorm wichtige Rolle. Im Sinne einer Checklist haben wir für euch alles zusammengefasst, was ihr von Convention Bureaux erwarten könnt, ja sogar erwarten müsst.
Und was ist ein Convention Bureau eigentlich?
Ein Convention Bureau ist in der Regel eine Non Profit Organisation, die in größeren Städten und Tourismusdestinationen dafür verantwortlich ist, Informationen über den Standort zur Verfügung zu stellen und Eventplanern Unterstützung zu bieten. Oft gehört das Convention Bureau zur regionalen Tourismusorganisation, ist eine Abteilung oder ganz eigenständig oder wird in anderer Weise von Stadt bzw. Land getragen. Man kann es also gut mit dem Tourismusverband vergleichen, der Euch alle Infos rund um die Destination bietet. Nur hat ein Convention Bureau nichts mit Urlaubsgästen am Hut und ist ausschließlich für euch Event-Planer und Veranstaltungs Manager da.
Es macht auch eine Menge Sinn, dass Convention Bureaux auch von der öffentlichen Hand finanziert werden. Von den Einnahmen, die der Tourismus in die Kassen spült, profitiert nämlich eine Region ganz erheblich (z.B. Arbeitsplätze oder Steuereinnahmen). Auch ein Grund warum die Beratungs- und Serviceleistungen von Convention Bureaux in aller Regel kostenfrei sind. Ihr müsst also kein schlechtes Gewissen haben, wenn Ihr die Unterstützung der Convention Bureaux in Anspruch nehmt. Genau dazu sind sie da. Egal wie groß oder klein euer Meeting oder Incentive ist.
Außerdem solltet ihr darauf achten, dass die Beratungsleistungen des Convention Bureaus unabhängig sind - denn nur so könnt ihr euch sicher sein, dass euch tatsächlich die beste Location, das optimale Hotel oder der perfekte Dienstleister empfohlen wird!
Die 10 wichtigsten Punkte für die Zusammenarbeit mit jedem Convention Bureau
1. Erwartet persönliche Ansprechpartner
Natürlich kann man heute vieles auch selbst online recherchieren. Aber eines bleibt bei intensiven Suchmaschinen-Recherchen auf der Strecke: Die persönliche Betreuung, der Austausch mit jemand, der die Destination perfekt kennt und Tipps geben kann, die man online nicht findet. Ein gutes Convention Bureau stellt euch eine Kontaktperson zur Seite, die euch von Anfang bis Ende eures Events mit Rat und Tat zur Seite steht.
2. Lasst die Site Inspection vom lokalen Convention Bureau koordinieren
Bei jedem Event kommt der Punkt, an dem man sich vor Ort ein Bild machen muss. Die wichtigsten Ziele der Site Inspection sind:
- Termine für Besichtigungen mit Locations und Hotels. Ihr habt nicht viel Zeit und müsst den Zeitplan möglichst zeitsparend gestalten. Auch das kann euch das Convention Bureau abnehmen.
- Persönlicher Eindruck eines Ortes sowie von den Distanzen. Fragt euch, wie weit der Bahnhof oder Flughafen vom Konferenzhotel oder Kongresszentrum entfernt ist. Ob eure Teilnehmer zum Abendevent gehen können oder ihr besser Shuttlebusse organisiert.
- Besprechungen mit lokalen Eventagenturen (DMCs oder PCOs). Vertrauensvolle Partner vor Ort können das Leben leichter machen. Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger wird ein Partner, der sich vor Ort auskennt und im Notfall rasch reagieren kann.
- Dienstleister für Technik, Catering und das Unterhaltungsprogramm: Alle weiteren Dienstleister, die Ihr sonst so für euren Event braucht vermittelt das Convention Bureau, arrangiert aber auch Termine während eurer Site Inspection um sich kennen zu lernen.
Zeit ist Geld, und es kann sehr aufwändig werden, Kontakt zu allen Dienstleistern, Kongresszentren und Hotels selbst aufzunehmen und Meetings zu koordinieren.
Ein gutes Convention Bureau erledigt das daher für euch. Besonders professionelle Convention Bureaux begleiten euch sogar während der gesamten Zeit und stehen währenddessen beratend zur Seite. Ihr könnt der Besichtigung vor Ort also entspannt entgegenblicken.
3. Erwartet umfassende Infos über die Destination
Flug- und Zugverbindungen, Hotel- und Meetingraum Kapazitäten, Ideen für Rahmenprogramme und die richtigen Anbieter bis hin zu Informationen über den Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort sind das Minimum an Information von einem Convention Bureau. Damit eure Firmenevents, Incentives, Kongresse oder Seminare gelingen, braucht ihr umfassende Einblicke in die Zahlen und Fakten der Destination. So könnt ihr auch den logistischen Aufwand sowie die Erreichbarkeit für internationale Teilnehmer besser abschätzen.
4. Auf Sponsorensuche? Lasst Euch mit der lokalen Wirtschaft vernetzen
Viele Veranstalter sind auf lokale Wirtschaftskontakte zu potenziellen Sponsoren oder Partnern angewiesen. Convention Bureaux haben gute Kontakte zur lokalen Wirtschaft und Netzwerke, die ihr nutzen solltet. Lasst euch zu passenden Kontakten vermitteln und mit Entscheidungsträgern in Verbindung bringen. So ergeben sich vielleicht auch wertvolle Leads für Eure künftige Sponsorenakquise!
5. Profitiert von Kontakten zu Wissenschaft, Forschung und Startups
Nicht nur Pharma- oder Branchen- und Wissenschafts-Kongresse brauchen die Kontakte zu lokalen Universitäten und Forschungseinrichtungen. Oft bringen diese spannende Startups hervor oder können hochrangige Sprecher vermitteln. Ein gut vernetztes Convention Bureau kennt Forscher, Entwickler und Startup-Inkubatoren. Auch für den Aufbau des Teilnehmerkreises spielt dieser Punkt eine wichtige Rolle.
6. Holt euch kostenfreies Bild- und Videomaterial für euer Eventmarketing
Bereits im Auswahlprozess, spätestens aber mit der Vermarktung eurer Tagung, müsst ihr den Austragungsort der Veranstaltung ins perfekte Licht rücken. Dafür braucht ihr hochwertige Fotos, Videos oder Infografiken. Erste Anlaufstelle: Das Convention Bureau. So spart ihr Zeit und Kosten für teures Stockmaterial und erhaltet die Verwendungsrechte und richtigen Copyrights gleich mit.
7. Erwartet euch kreative Inputs für Unterhaltung und Rahmenprogramme - von Künstlern bis zu ausgefallenen Locations
Wenn ihr nicht gerade das Budget habt, Rihanna als Special Act zum Galaabend ein zu fliegen, braucht ihr Zugang zur Kreativszene vor Ort. Musiker, Künstler, Schauspieler, Acts vor Ort sollte das Convention Bureau genau kennen und vermitteln können.
Gleiches gilt für kreative und ausgefallene Locations für Abendevents oder andere Veranstaltungselemente. Dabei kommt es besonders darauf an, dass das Convention Bureau ohne Vermittlungs-Provisionen arbeitet und eine wirklich unabhängige Beratung anbieten kann.
8. Gewinnt politische Entscheidungsträger als Schirmherren
Bei der Kontaktaufnahme zu lokalen Politikern rennt man sich manchmal die Füße platt. Bis man die zuständige Person ermittelt hat, kann eine Menge Zeit ins Land ziehen. Einfacher ist es, wenn das Convention Bureau diese Kontaktanbahnung übernimmt.
9. Eventmanagement und Aufgaben auslagern
Manchmal ist nicht nur die Zeit, sondern auch das Personal knapp. Und wenn ihr euch in einer Stadt nicht auskennt, solltet Ihr auf lokale Profis vertrauen. Fragt das Convention Bureau nach einer passenden lokalen Eventagentur (DMC - Destination Management Company), die euch bestimmte Aufgaben abnimmt. Außerdem verfügen DMCs über die notwendige Erfahrung, um kreative Ideen im Budgetrahmen umzusetzen. Und weil sie mehrmals im Jahr mit den lokalen Anbietern Veranstaltungen abwickeln - also auch Kunden sind - haben DMCs oftmals die bessere Verhandlungsbasis.
10. Lernt lokale Influencer und Pressekontakte kennen
Berichterstattung in lokalen Medien unterstreicht den Stellenwert eures Events enorm. Viele Branchen planen aktiv Online-Influencer und Meinungsbildner in Ihre Kommunikationsstrategie ein. Gut vernetzte Convention Bureaux können euch auch dabei helfen, diese lokalen Multiplikatoren ausfindig zu machen und Partnerschaften anzubahnen.
Seht Euch unser Erklärvideo an
Fazit
Ein gutes Convention Bureau nimmt euch jede Menge Arbeit ab. Es ist vor allem vor dem Event und in der Planung der wichtigste Partner. Besonders bei der Suche nach Informationen zur Auswahl der passenden Region, der Hotels, Locations und Dienstleister solltet ihr von Anfang an mit dem jeweiligen Convention Bureau zusammen arbeiten. Aber Achtung: Seid in eurer Kommunikation mit dem Convention Bureau transparent und erzählt von euren Herausforderungen. Keiner arbeitet gerne an einem Projekt, wenn er nur die Hälfte der Informationen hat oder Doppelgleisigkeiten bestehen. Vertrauen und Verlässlichkeit sind die Grundpfeiler in der Zusammenarbeit mit Convention Bureaux.
Die Convention Bureau Checkliste kurz Zusammengefasst:
- Bietet euch das Convention Bureau während des gesamten Projekts einen persönlichen Ansprechpartner?
- Koordiniert das Convention Bureau die Site Inspection (persönliche Vorab-Besichtigung)?
- Erhaltet ihr alle benötigten Informationen, Zahlen und Fakten die ihr braucht?
- Kann das Convention Bureau euch Kontakte in die lokale Wirtschaft vermitteln?
- Bringt euch das Convention Bureau mit Institutionen aus Wissenschaft und Forschung vor Ort in Verbindung?
- Könnt ihr Bild- und Videomaterialien sowie Stadtpläne, City-Guides etc. kostenfrei von eurem Convention Bureau erhalten?
- Welche Anbieter kann euch das Convention Bureau für kreative Inputs anbieten? (Stichwort: Rahmenprogramm, Unterhaltung, Abendlocations etc.)
- Vermittelt das Convention Bureau Kontakte zu lokalen politischen Entscheidungsträgern und Fördergebern?
- Welche Unterstützung bekommt ihr vom Convention Bureau bei der lokalen Besucherwerbung?
- Vermittelt euch das Convention Bureau Kontakte zu lokalen Medien und Influencern?
- Und als Zusatz: Checkt immer, ob das Convention Bureau unabhängig von Vermittlungsprovisionen arbeitet!